Folkemødedebat:
Alt for meget bureaukrati, når der skal indkøbes offentlig it

BORNHOLM: Der går alt for meget tid med til at skrive frem og tilbage om alt for små detaljer, når it-leverandører skal byde ind på offentlige it-opgaver.

Sådan lød budskabet fra tre it-firmaer, nemlig KMD, EG og NNIT, da de på Folkemødet torsdag var inviteret til debat med de to store offentlige indkøbere, SKI og Kombit, af IT Branchen om spørgsmålet: "Hvordan kan den offentlige udbudsproces forbedres? 

Markedsdialog

Et af budene kom fra Johnny Iversen, executive vice president hos EG. Han efterlyste en bedre markedsdialog, før en opgave sendes i udbud.

- Når vi svarer på udbud, er der ofte en meget snæver og kort markedsdialog, som ikke giver meget værdi. Hvis man i stedet lavede bredere og længere dialog, kunne vi bedre forstå, hvad kunden har brug for, og man kan undersøge, om eksisterende software kan købes på standardaftaler, så man kan undgå at  skrive på et nyt, stort udbud, sagde han.

Et af formålene med forslaget er, at det skal give et mere simpelt udbud.

- Vi bruger utroligt mange timer på udbud - timer, som ikke skaber værdi, og som vi hellere ville kaste efter løsningerne. Der er også et tidsaspekt: Verden flytter sig hurtigt, og hvis vi bruger et år på at skrive udbud og derefter flere år på at udvikle, krav løsningerne være håbløst forældede, når de skal virke ti år senere, sagde han.

Partnerskab

KMD's executive vice president, Ruth Wisborg ønskede sig en partnerskabsmodel, hvor en leverandør kan blive aflønnet for at komme med i et udviklingsforløb, og hvor en del af aflønningen er knyttet sammen med forud definerede succeskriterier om fx efterfølgende brugertilfredshed med i løsningen.

- Hvis vi gerne vil digitalisering og prøve at følge med, er vi nødt til at forlade de meget lange processer, hvor vi også har en tendens til kigge bagud, fordi det er det, vi forstår. Vi skal undgå kravsspecifikationer med 800 krav, for ellers bliver løsningen ikke god nok, sagde hun.

Hun mente, at mange offentlige it-løsninger vil løse for mange ting på samme tid, og at der er for meget fokus på, hvordan løsningen skal se ud, frem for blot at fokusere på, hvilke opgaver den skal løse.

 - Vi har meget at lære af corona, blandt andet at når det skal gå stærkt, så er det én opgave, der skal løses, og ikke 30 andre. Man skal blive bedre til fokusere og forlade de store visioner, hvor man gerne vil løse alting i én it-løsning, sagde hun.

"Mundtlig eksamen"

Fra Mikael Matzen, sales director hos NNIT, lød et forslag om, at man som leverandør bliver bedt om en mundtlig gennemgang af, hvordan man vil løse opgaven.

- Det værste, der kan ske som leverandør er, at vi skriver under på en kontrakt og bagefter opdager, at vi har misforstået opgaven. Kunden vil også på den måde få mulighed for at spørge ind til, om der ligger en kommerciel beslutning eller en misforståelse af kravene bag, hvis der er stort prisspænd, sagde han.

Forslagene blev i store træk positivt modtaget af de to repræsentanter for indkøberne, adm. direktør Signe Lynggaard Madsen fra SKI og markedsdirektør Poul Ditlev fra Kombit.

Signe Lynggaard Madsen var dog bekymret for, om især KMD-forslaget om partnerskabet vil give en skævvredet konkurrence, hvor én leverandør får en fordel frem for de øvrige. Samtidig var hun ikke meget for tanken om, at prisen kan afhænge af brugertilfredsheden.

- Skal vi så betale 70 pct. for løsningen, og hvis den dur så betale 100 pct.? Vi vil have, at alle løsninger virker, før vi betaler noget, sagde hun.

Faste standarder

Poul Ditlev efterlyste, at it-firmaerne bliver bedre til at byde ind, hvis de gerne vil være med til at påvirke processen før selve udbuddet.

- Når vi har lavet kravmateriale, har vi lagt det ud til høring, fordi vi gerne vil have input fra leverandørmarkedet. Hvis jeg skal give et lille skub tilbage, så er det ikke altid, vi får så mange input på det, sagde han.

Panelet var desuden ret enige om, at det kan være en god ide at få faste standarder for, hvordan et it-udbud kan skrues sammen.

- Ofte er det de samme ti leverandører. der går igen. Hvis vi får en standard, vil det få flere mindre it-virksomhgeder til at byde ind. Mange fravælger offentlige indbud, fordi det er for indviklet, sagde Johnny Iversen.